院重要会议（活动）承办工作预案

 

随着我院三院区三基地建设的不断推进，各项事业的发展和对外交流与合作的扩大，院部承办或参与承办的各类会议及接待活动日益频繁，为保障重要会议（活动）安全有序地进行，提高后勤保障能力，特制定本工作预案。

一、指导思想

行政管理和后勤保障部门分工有序、紧密配合、团结协作，高起点、高标准地做好院重要会议（活动）的会务、餐饮等相关工作，体现农科院的后勤保障水平和农科人的精神风貌。

二、工作领导小组

由行政管理处谢小红、耿建和服务中心李称傲、肖永平组成。

三、运行机制

本预案适用：省市级及以上领导来访，以及院工作会议或全院性的活动。

要求与任务有关的各部门做好随时进入状态的各项准备，在接到院领导或院办公室的通知后，严格落实各项应急保障措施，确保会议（活动）顺利有序进行。

根据主办单位的要求及来宾数量，设置会场座位，布置主席台，配合主办方布置主席台需要使用的其它用具，如演讲台等。要求会议桌上物品整齐有序的摆放，现场花卉摆放的艺术造型美观，主席台上插花、席卡、话筒的摆放及音效调试到位。

做好音响、多媒体的连接，会标及横幅的制作和播放，茶叶、茶杯、开水、矿泉水、室温及其他特殊要求的准备。会场周边指示牌的制作和摆放等等。

按要求做好展示厅的布置和会议期间的接待，驾驶员休息场所的落实和安排。

会务管理员形象得体、整洁，为会议（活动）提供细致周到的会务服务。

根据主办单位的要求，提前在领导经过的门厅、走道、领导休息室、会场、展示厅和奉浦食堂二楼餐厅（如在院内就餐）布置各种规格的盆栽绿化和花卉，要求高低错落有致、颜色搭配协调、造型讲究美观。

做好安全防范措施，加强门卫管理，防止意外情况发生，尤其要有紧急情况处置预案。必要时和当地派出所联合，请求警力协助。

做好车辆的有序引导和停放管理工作，必要时特定区域对本院车辆实行禁停。车辆经过道路指示牌的制作和摆放，必要时以人力指挥车辆进出。

引导驾驶员前往指定的休息场所休息。

根据会议（活动）规模和主办方要求,事前安排好会议（活动）所需车辆，必要时租用社会车辆。车况保持整洁；驾驶员服装得体，举止大方，服务到位。事先考察好行车路线，制定周全详密的行车计划，提供会务组确定议程之需。同时备好机动车辆，以防会议（活动）突发用车。

协助第3组做好驾驶员的接待事宜。

室外:在职工上班前做好环境卫生工作，对来访者的必经之路、参观路线或活动区域细化环境卫生，不留死角，必要时用水冲洗黑色路面。主干道和会场外围区域有工作人员留守，随时捡尽落叶、烟蒂或其他垃圾。

室内：根据主办方要求，及时做好主会场及领导休息室、驾驶员休息室等相关会议室的清洁。会场所在建筑物门厅、楼道、电梯、卫生间、烟灰桶等随时保持清洁、干燥、卫生。卫生间抽纸、洗手液等物品的及时添加。

如主办方安排嘉宾在奉浦院区二楼餐厅就餐。根据要求及人数，开出菜单，由行政处审核后交院领导审定。根据任务，迅速调配和落实餐饮工作人员，及时采购原材料等主副料，必要时可以由院办公室和行政处协调庄行院区和有关研究所提供科研产品。确保就餐环境整洁优雅、食品卫生安全、菜肴设计特色、服务热情周到。

会议（活动）前要求细致的检查、维修、试用等措施，确保会务中心（或会议举办的其他场所）和食堂的水电供应，必要时采取限电或发电确保。

根据会议（活动）所在季节情况，全面检查各设备系统，保障空调、电梯等设备系统的正常运行。

检查大楼内公共部位的设备设施是否完好无损，保证会议室灯具、卫生间洁具等设施的使用正常。

根据会议（活动）需要，本着节约、喜庆的原则，做好资金使用和结算。

如没有餐饮需求，则会议（活动）发生的绿化、茶水等费用由行政处确认后交院办公室审核报销。

如发生餐饮需求，则会议（活动）发生的费用，统一由奉浦食堂造单，行政处确认，院办公室审核后交计财处结付。

行政 管 理 处

综合服务中心

二○一二年五月